A P7 jelű formanyomtatványt kizárólag csak a jelölő szervezet civil szervezetek bírósági nyilvántartásában szereplő törvényes képviselője írhatja alá.

A bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselő a P7 jelű formanyomtatványon általános, a jelölő szervezettel kapcsolatos nyilatkozat megtételre jogosult képviselőt nevezhet meg.

A bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselő, valamint a P7 jelű formanyomtatványon megadott, nyilatkozattételre jogosult képviselő további meghatalmazottakat jelenthet be a szervezetet nyilvántartásba vevő HVB-nél. E meghatalmazottak jogosultsága korlátozható egyes eljárási cselekményekre (ajánlóív igénylése, jelölt bejelentése, nemzetiségi megfigyelő bejelentése) vagy területileg (pl. egy településre). A szervezet képviseletére jogosultak közül az általános hatáskörrel rendelkező személyeket, illetve azokat, akiknek eljárási jogosultsága valamennyi ügytípusra kiterjed, de képviseleti joga területi alapon van korlátozva, az NVR-ben rögzíteni kell. Azon személyek esetében, ahol a korlátozás nem területi alapú, rögzítésre nincs lehetőség, esetükben a meghatalmazás és annak nyilvántartása papír alapon történik.

A bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselő(k), valamint a fentiek szerint bejelentett meghatalmazottak adatait a választások informatikai rendszerében rögzíti a választási iroda, így e személyek – a személyazonosságuk igazolását követően – eljárhatnak a választási szerveknél.

Az informatikai rendszerben feltüntetett képviselők írásban (teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalva) továbbadhatják a meghatalmazást további képviselőknek.

A P7 jelű formanyomtatvány kell feltüntetni a jelölő szervezet hivatalos nevét, amelynek minden esetben meg kell egyeznie a nemzetiségi szervezet civil szervezetek bírósági nyilvántartásában jogerősen szereplő nevével. A civil szervezetek elektronikus névjegyzéke itt érhető el.

Lehetőség van továbbá rögzíteni a nemzetiségi szervezet internetre, illetve szavazólapra kerülő rövidített nevét is, amely elsődlegesen a civil szervezetek nyilvántartásában szereplő rövidített név, ennek hiányában a bejelentésekor megjelölt egyéb rövidített név, amely azonban nem lehet azonos más szervezetnek a civil szervezetek bírósági nyilvántartásába vagy az adott időközi választáson a jelölő szervezetek, jelöltek és listák nyilvántartásába már bejegyzett nevével vagy rövidített nevével. A bírósági nyilvántartásba bejegyzett rövidített név hiányában a bejelentéskor olyan rövidített név adható meg, amely nyelvtani kapcsolatban áll a nemzetiségi szervezet hivatalos nevével (pl. rövidítése, vagy abból képzett mozaikszó), vagy logikai kapcsolatot mutat a nemzetiségi szervezet tevékenységével.

A rövidített név a szavazólapon csak akkor lesz megjeleníthető, ha azt a jelölő szervezet a bejelentéskor a P7 jelű formanyomtatványon kéri. A határidő jogvesztő, vagyis elmulasztása esetén a bejelentést követően kért rövidített név már kizárólag a tájékoztató felületen kerül megjelenítésre, a szavazólapon nem.

A jelölő szervezet nevét valamennyi ajánlóíven és szavazólapon ugyanazon formában kell feltüntetni, függetlenül a jelölő szervezet nevének megváltozásától. Ez a szabály azt jelenti, hogy abban az esetben, ha a jelölő szervezet neve pl. az ajánlásgyűjtés megkezdését követően módosul, az ívek első alkalommal való kiadását követően igényelt ajánlóíveken és a szavazólapon sem fog megjelenni a megváltozott neve.

A szervezetek közötti esélyegyenlőséget biztosító szabály, hogy a szavazólapon egységesen, minden jelölő szervezet neve nagybetűvel, azonos betűtípussal és betűméretben kerül feltüntetésre.

A nemzetiségi szervezet a bejelentés alkalmával P7 jelű formanyomtatványhoz csatolhatja az emblémáját (jelképét) is, amelyet 472x236, 300 dpi felbontású, JPG formátumú fájlban kell mellékelni a bejelentéshez. Az embléma (jelkép) bejelentésére megállapított határidő is jogvesztő, azaz csak akkor lesz megjeleníthető a szavazólapon, ha azt a jelölő szervezet a bejelentéskor a P4 jelű formanyomtatványon kéri. Továbbá az emblémával kapcsolatban fontos figyelemmel lenni arra, hogy Magyarország címerének és zászlajának használatáról, valamint állami kitüntetéseiről szóló 2011. évi CCII. törvény 5. §-ának (1) bekezdése szerint jelölő szervezet jelképeként vagy annak részeként Magyarország címere és annak elkülöníthető részei, a címerpajzs és a Szent Korona nem használható.

A nemzetiségi jelölő szervezet kérheti, hogy a szavazólap a hivatalos nevét és a rövidített nevét a nemzetiség nyelvén is tartalmazza. Ebben az esetben a szervezet bejelentésekor a formanyomtatványhoz csatolni szükséges a jelölő szervezet nemzetiségi nevét nyomtatott nagybetűvel tartalmazó MS Word formátumú fájlt is.

A jelölő szervezetet

• települési időközi választás esetén a területileg illetékes helyi választási bizottságnál,
• területi időközi választás esetén a területileg illetékes területi választási bizottságnál,
• országos időközi választás esetén a Nemzeti Választási Bizottságnál

kell bejelenteni.

A bejelentés a P4 nyomtatványnak a nyilvántartásba vételre jogosult választási bizottság mellett működő választási irodánál való leadását jelenti.

Az eljáró választási bizottság ellenőrzi, hogy a nemzetiségi szervezet a nemzetiségi választás évét megelőzően 3 éve alapszabályában rögzített célja-e a nemzetiség képviselete.

Amennyiben a szervezet bejelentése minden jogszabályi feltételnek megfelel, a választási bizottság legkésőbb a bejelentését követő negyedik napon nyilvántartásba veszi.