A P1 jelű formanyomtatványon fel kell tüntetni a szervezet hivatalos nevét, amely minden esetben a szervezetnek a civil szervezetek bírósági nyilvántartásában jogerősen szereplő neve. A civil szervezetek közhiteles, elektronikus bírósági nyilvántartása itt érhető el.

A formanyomtatványon fel kell tüntetni a szervezet rövidített nevét is, amely elsődlegesen a civil szervezetek nyilvántartásában szereplő rövidített név, ennek hiányában a bejelentéskor megjelölt egyéb rövidített név. Ez utóbbi azonban nem lehet azonos más szervezetnek a civil szervezetek bírósági nyilvántartásába vagy az adott időközi választáson a jelölő szervezetek, jelöltek és listák nyilvántartásába már bejegyzett szervezet nevével vagy rövidített nevével. A bírósági nyilvántartásba bejegyzett rövidített név hiányában a bejelentéskor olyan rövidített név adható meg, amely nyelvtani kapcsolatban áll a jelölő szervezet hivatalos nevével (pl. rövidítése, vagy abból képzett mozaikszó), vagy logikai kapcsolatot mutat a jelölő szervezet tevékenységével. Ha nem ad meg rövidített nevet, akkor a www.valasztas.hu honlapon a szervezet hivatalos nevének első 31 karakterével fog szerepelni a jelölő szervezet.

A rövidített név a szavazólapon csak akkor lesz megjeleníthető, ha azt a jelölő szervezet a bejelentéskor a formanyomtatványon kéri. A határidő jogvesztő, vagyis elmulasztása esetén a bejelentést követően kért rövidített név már nem kerül megjelenítésre a szavazólapon..

A jelölő szervezet nevét valamennyi ajánlóíven és szavazólapon ugyanazon formában kell feltüntetni, függetlenül a szervezet nevének megváltozásától. Ez a szabály azt jelenti, hogy abban az esetben, ha a jelölő szervezet neve pl. az ajánlásgyűjtés megkezdését követően módosul, az ívek első alkalommal való kiadását követően igényelt ajánlóíveken és a szavazólapon sem fog megjelenni a megváltozott neve.

A szervezetek közötti esélyegyenlőséget biztosító szabály, hogy a szavazólapon egységesen, minden jelölő szervezet neve nagybetűvel, azonos betűtípussal és betűméretben kerül feltüntetésre.

A jelölő szervezet a bejelentés alkalmával P1 jelű formanyomtatványhoz csatolhatja az emblémáját (jelképét) is, amelynek felbontására, valamint formátumára vonatkozó pontos szabályokat a bejelentésre szolgáló formanyomtatvány tartalmazza. Az embléma az interneten színes, a szavazólapon szürkeárnyalatos formában jelenik meg.. A hatályos jogi szabályozás alapján az embléma (jelkép) bejelentésére megállapított határidő is jogvesztő, azaz az embléma - a rövidített névhez hasonlóan - csak akkor lesz megjeleníthető a szavazólapon, ha azt a jelölő szervezet a bejelentéskor a formanyomtatványon kéri.

Továbbá az emblémával kapcsolatban fontos figyelemmel lenni arra, hogy Magyarország címerének és zászlajának használatáról, valamint állami kitüntetéseiről szóló 2011. évi CCII. törvény 5. §-ának (1) bekezdése szerint jelölő szervezet jelképeként vagy annak részeként Magyarország címere és annak elkülöníthető részei, a címerpajzs és a Szent Korona nem használható.

A P1 jelű formanyomtatványt kizárólag a szervezet bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselője írhatja alá. A bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselő a formanyomtatványon a jelölő szervezettel kapcsolatos nyilatkozat megtételre jogosult képviselőt nevezhet meg (a továbbiakban: meghatalmazott).A bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselő, valamint a szervezet bejelentésére szolgáló formanyomtatványon megadott, nyilatkozattételre jogosult képviselő további meghatalmazottakat jelenthet be a választási szerveknél. A közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt (csoportos) meghatalmazásokat a jelölő szervezet nyilvántartásba vételére jogosult OEVB mellett működő egyéni választókerületi választási irodához kell eljuttatni hivatali időben. Az egyéni választókerületi választási irodák elérhetősége itt található.

A képviseleti jogosultság tovább-delegálásához használható meghatalmazás mintája itt érhető el. A szervezet képviselőinek adatait az egyéni választókerületi választási iroda rögzíti a választások informatikai rendszerében, így e személyek a személyazonosságuk igazolását követően eljárhatnak a választási szervek előtt.

Fentieken túl, az informatikai rendszerben feltüntetett képviselők írásban (közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalva) továbbadhatják a meghatalmazást további képviselőknek, akik e meghatalmazás bemutatása mellett és tartalma szerint jogosultak a jelölő szervezet nevében eljárni a választási szervek előtt.

Az időközi országgyűlésiképviselő-választáson a jelölő szervezetet a jelölt nyilvántartásba vételére illetékes választási bizottságnál - az időközi választással érintett, területileg illetékes országgyűlési egyéni választókerületi választási bizottságnál kell bejelenteni. A bejelentés a P1 jelű formanyomtatványnak a választási bizottság mellett működő országgyűlési egyéni választókerületi választási irodának (OEVI) való átadását jelenti.

A bejelentett szervezet létezését és adatainak hitelességét a civil szervezetek bírósági nyilvántartásában az OEVI ellenőrzi.

A jelölő szervezetek nyilvántartásba vételére az időközi választással érintett, területileg illetékes országgyűlési egyéni választókerületi választási bizottság jogosult. A törvényes feltételeknek megfelelő jelölő szervezetet a választási bizottság legkésőbb a bejelentését követő negyedik napon veszi nyilvántartásba.