A bejelentésre szolgáló P1 jelű formanyomtatványon fel kell tüntetni a szervezet hivatalos nevét, amely minden esetben a pártnak a civil szervezetek bírósági nyilvántartásában, országos nemzetiségi önkormányzat esetén a Magyar Államkincstár (MÁK) törzskönyvi nyilvántartásában szereplő neve. A civil szervezetek közhiteles, elektronikus bírósági nyilvántartása itt, a MÁK törzskönyvi nyilvántartása itt érhető el.

A formanyomtatványon lehetőség van rögzíteni a jelölő szervezet internetre, illetve szavazólapra kerülő rövidített nevét is, amely elsődlegesen a civil szervezetek nyilvántartásában szereplő rövidített név, ennek hiányában a bejelentéskor megjelölt egyéb rövidített név. Ez utóbbi azonban nem lehet azonos más szervezetnek a civil szervezetek bírósági nyilvántartásába vagy a választáson a jelölő szervezetek, jelöltek és listák nyilvántartásába már bejegyzett szervezet nevével vagy rövidített nevével. A bírósági nyilvántartásba bejegyzett rövidített név hiányában a bejelentéskor olyan rövidített név adható meg, amely nyelvtani kapcsolatban áll a jelölő szervezet hivatalos nevével (pl. rövidítése, vagy abból képzett mozaikszó), vagy logikai kapcsolatot mutat a jelölő szervezet tevékenységével.

A rövidített név a szavazólapon csak akkor lesz megjeleníthető, ha azt a jelölő szervezet a bejelentéskor kéri. A határidő jogvesztő, vagyis elmulasztása esetén a bejelentést követően kért rövidített név már kizárólag a tájékoztató felületen kerül megjelenítésre, a szavazólapon nem.

A jelölő szervezet nevét valamennyi ajánlóíven és szavazólapon ugyanazon formában kell feltüntetni, függetlenül a szervezet nevének megváltozásától. Ez a szabály azt jelenti, hogy abban az esetben, ha a jelölő szervezet neve pl. az ajánlásgyűjtés megkezdését követően módosul, az ívek első alkalommal való kiadását követően igényelt ajánlóíveken és a szavazólapon sem fog megjelenni a megváltozott neve.

A szervezetek közötti esélyegyenlőséget biztosító szabály, hogy a szavazólapon egységesen, minden jelölő szervezet neve nagybetűvel, azonos betűtípussal és betűméretben kerül feltüntetésre.

A jelölő szervezet a bejelentés alkalmával csatolhatja az emblémáját (jelképét) is. Az embléma az interneten színes, a szavazólapon szürkeárnyalatos formában jelenik meg (húsz milliméter magas és negyven milliméter széles területen). A hatályos jogi szabályozás alapján az embléma (jelkép) bejelentésére megállapított határidő is jogvesztő, azaz az embléma - a rövidített névhez hasonlóan - csak akkor lesz megjeleníthető a szavazólapon, ha azt a jelölő szervezet a bejelentéskor a bejelentésre szolgáló formanyomtatványon kéri.

A jelölő szervezet emblémáját 300 dpi minőségű, fekvő, 472 X 236 pixel méretű, JPG fájlformátumú fájlként kell benyújtani.

Az emblémával kapcsolatban fontos figyelemmel lenni arra, hogy Magyarország címerének és zászlajának használatáról, valamint állami kitüntetéseiről szóló 2011. évi CCII. törvény 5. §-ának (1) bekezdése szerint jelölő szervezet jelképeként vagy annak részeként Magyarország címere és annak elkülöníthető részei, a címerpajzs és a Szent Korona nem használható.

Az országos nemzetiségi önkormányzat kérheti, hogy a szavazólap a nevét és a rövidített nevét a nemzetiség nyelvén is tartalmazza. Ebben az esetben a szervezet bejelentésekor elektronikus adathordozón - csatolni kell az országos nemzetiségi önkormányzat nemzetiségi nevét nyomtatott nagybetűvel tartalmazó word fájlt is.

Az országgyűlési képviselők általános választáson a jelölő szervezetet a Nemzeti Választási Bizottságnál kell bejelenteni. A bejelentés a jogszabályban meghatározott, a szervezet bejelentésére szolgáló formanyomtatványnak a Nemzeti Választási Bizottság mellett működő Nemzeti Választási Irodában való átadását jelenti.

A jelölő szervezet nyilvántartásba vételéről a Nemzeti Választási Bizottság legkésőbb a bejelentést követő negyedik napon dönt.

A bejelentett és a nyilvántartásba vett jelölő szervezetek, jelöltek és listák közhiteles, elektronikus nyilvántartását a Nemzeti Választási Iroda és a nyilvántartásba vevő választási bizottság mellett működő választási iroda vezeti. A jelöltek, jelölő szervezetek adatait a Nemzeti Választási Iroda a központi névjegyzékből, a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból, valamint a civil szervezetek bírósági nyilvántartásából veszi át.

A szervezet bejelentésére szolgáló, miniszteri rendeletben meghatározott P1 jelű formanyomtatványt kizárólag a szervezet bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselője írhatja alá. A bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselő a formanyomtatványon a jelölő szervezettel kapcsolatos nyilatkozat megtételre jogosult képviselőt nevezhet meg (a továbbiakban: meghatalmazott).

A bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselő, valamint a szervezet bejelentésére szolgáló formanyomtatványon megadott, nyilatkozattételre jogosult képviselő további meghatalmazottakat jelenthet be a választási szerveknél. A közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt (csoportos) meghatalmazásokat a Nemzeti Választási Irodához kell eljuttatni hivatali időben.

A képviseleti jogosultság tovább delegálásához használható meghatalmazás mintája itt érhető el (használata nem kötelező). A bírósági nyilvántartás szerinti törvényes képviselő(k), valamint a fentiek szerint bejelentett meghatalmazottak adatait a Nemzeti Választási Iroda rögzíti a választások informatikai rendszerében, így e személyek a személyazonosságuk igazolását követően eljárhatnak a választási szervek előtt.

Fentieken túl, az informatikai rendszerben feltüntetett képviselők írásban (közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalva) továbbadhatják a meghatalmazást további képviselőknek, akik e meghatalmazás bemutatása mellett és tartalma szerint jogosultak a jelölő szervezet nevében eljárni a választási szervek előtt.