A jelölő szervezetet időközi polgármester- vagy önkormányzati képviselő(k)választás esetén az időközi választással érintett, területileg illetékes helyi választási bizottságnál kell bejelenteni. Időközi megyei közgyűlési választás esetében az illetékes területi választási bizottságnál, időközi főpolgármester vagy fővárosi közgyűlési választáson a Főváros Választási Bizottságnál. A bejelentés a P3 jelű formanyomtatványnak a választási bizottság mellett működő választási irodának való átadását jelenti.
A bejelentett szervezet létezését és adatainak hitelességét a civil szervezetek bírósági nyilvántartásában a választási iroda ellenőrzi. A nemzetiségi szervezet bejelentésekor a szervezetnek nyilatkoznia kell arról is, hogy a szervezet megfelel a nemzetiségi szervezettel szemben a nemzetiségek jogairól szóló törvényben támasztott követelményeknek.
A jelölő szervezetek nyilvántartásba vételére az időközi önkormányzati választás helye szerinti helyi, illetve területi választási bizottságok jogosultak. Időközi önkormányzati képviselő- és/vagy polgármester-választás esetén a helyi választási bizottság, időközi megyei, fővárosi közgyűlési és főpolgármester-választás esetén a területi választási bizottság/Fővárosi Választási Bizottság jár el a jelölő szervezet nyilvántartásba vétele során.
Amennyiben a szervezet bejelentése minden jogszabályi feltételnek megfelel, a választási bizottság legkésőbb a bejelentést követő negyedik napon nyilvántartásba veszi.