A külhoni választópolgárokra vonatkozó eljárás alapvető elemei:
Regisztráció
1. A regisztráció lehetőségéről és módjáról a Nemzeti Választási Iroda tájékoztatja a külhoni polgárokat az alábbi módon:
- a Nemzeti Választási Iroda honlapján
- a televízióban, rádióban közzétett közérdekű közlemény
- ahol indokolt, a helyi sajtó, televízió, rádió
- a külképviseleten a kérelemnyomtatvánnyal együtt elhelyezett hirdetmény, szórólap útján (KÜVI)
- az állampolgársági eskü vagy fogadalom letételekor, továbbá az útlevél vagy az állampolgársági bizonyítvány átadásakor kézbe adott tájékoztató és kérelemnyomtatvány útján (KÜVI / HVI, ha az állampolgársági esküt vagy fogadalmat Magyarországon teszi le a honosított)
- az állampolgársági bizonyítvány magyarországi címre történő megküldésekor a borítékban elhelyezett tájékoztató és kérelemnyomtatvány útján (BÁH)
- névre szóló levélben megküldött tájékoztató és kérelemnyomtatvány útján (kivéve Szlovákia és Ukrajna
2. A névjegyzékbe vétel 17 éves kortól kérhető, de csak az szavazhat, aki 18. életévét betölti (vagy házasságot köt) a szavazás napjáig.
3. A névjegyzékbevételt a külföldön élő választópolgár a Nemzeti Választási Irodától közvetlenül kérheti
- levélben, 2013. augusztus 1-jétől
- az ügyfélkapun vagy a Nemzeti Választási Iroda honlapján, 2013. november 1-jétől.
4. A kérelemben a következő adatoknak kell szerepelniük:
- név
- születési név
- születési hely és idő
- személyi azonosító vagy érvényes magyar személyazonosító igazolvány vagy útlevél vagy vezetői engadély száma
- annak megjelölése, hogy milyen postai címre kéri kézbesíteni vagy melyik kijelölt külképviseleten vagy magyarországi településen kívánja átvenni a szavazólapot
- értesítési cím, ahova a Nemzeti Választási Iroda döntéséről szóló tájékoztatás megküldését kéri
5. A névjegyzékbe vétel a választás napját megelőző 25. napig kérelmezhető.
6. A választópolgár a regisztrációkor kérheti könnyített formában megírt tájékoztató anyag megküldését.
7. A külhoni választópolgár bármikor kérheti törlését a névjegyzékből.
8. A Nemzeti Választási Iroda
- megvizsgálja, hogy a kérelem teljes körűen ki van-e töltve,
- ellenőrzi, hogy a kérelemben feltüntetett személyes adatok pontosan (betűről-betűre) megegyeznek-e a magyar hatóságok által nyilvántartott adatokkal
- ellenőrzi, hogy a kérelmező betöltötte-e a 17. életévét, és magyar bíróság nem zárta-e ki a választójogból.
9. A névjegyzékbe vételi kérelemről a Nemzeti Választási Iroda 5 napon belül, a választás kitűzését követő időszakban a kérelem beérkezése napján dönt. A 2013. augusztus 1. és szeptember 30 között levélben benyújtott kérelmeket november 30-ig kell elbírálni.
10. A Nemzeti Választási Iroda a névjegyzékbe vételről vagy a kérelem elutasításáról a kérelmező által megadott címre, számra küldött
- emailben,
- faxban
- levélben
értesíti a külhoni választópolgárt.
11. A külhoni választópolgár névjegyzékbe vett személyes adatai nem adhatók ki, azokat csak a Nemzeti Választási Bizottság tagjai (választottak és delegáltak egyaránt) tekinthetik meg, de másolatot, feljegyzést ők sem készíthetnek.
12. A névjegyzékbe vett külhoni választópolgárok száma közérdekű adat, amelyet a Nemzeti Választási Iroda a honlapján folyamatosan közzétesz. A közzétételre az értesítési cím szerinti országonkénti bontásban is sor kerül (hány kérelmező adott meg az adott országban lévő értesítési címet a regisztráció során) A kettős állampolgárságot tiltó országok (pl. Szlovákia, Ukrajna) adatai együttesen lesznek feltüntetve.
13. A külhoni választópolgár 10 évig szerepel a névjegyzéken. A 10 évet attól az időponttól kell számítani, amikor a külhoni választópolgárt névjegyzékbe vették, azonban újraindul a 10 év, ha a választópolgár szavazott, vagy kérte névjegyzéki adatai módosítását, illetve a névjegyzékbe vételének meghosszabbítását.
14. A 10 év elteltével, továbbá a magyar állampolgárság megszűnésével, valamint ha magyar bíróság kizárja a választójogból, a külhoni polgárt a névjegyzékből törölni kell, erről – a jogorvoslat biztosítása céljából – a Nemzeti Választási Iroda határozatot hoz, amelyet a 10. pont szerint kell megküldeni az érintettnek.
Szavazás
15. A külhoni választópolgár akkor tudja választójogát gyakorolni, ha legkésőbb a szavazást megelőző 25. napon a Nemzeti Választási Irodához beérkezett kérelme alapján szerepel a központi névjegyzékben.
16. A Nemzeti Választási Iroda a szavazási levélcsomagot a szavazólap elkészültét követően haladéktalanul (kb. 18-25 nappal a szavazás napját megelőzően) eljuttatja a választópolgárnak postai úton arra a címre, illetve arra a kijelölt külképviseletre vagy magyarországi településre, ahova a szavazólap megküldését kérte a regisztráláskor. A külképviseletre vagy magyarországi településre küldött szavazási levélcsomagot a választópolgár csak személyesen veheti át.
17. A szavazási levélcsomag tartalmazza
- a levélben szavazás szavazólapját (mely bélyegzőlenyomat nélkül érvényes),
- a választópolgár azonosításához szükséges nyilatkozat nyomtatványát,
- a szavazólap elhelyezésére szolgáló borítékot (belső boríték),
- a válaszborítékot, amelynek címzése a Nemzeti Választási Iroda címét tartalmazza, és amely Magyarországon díjmentesen postára adható
- a szavazás módjáról szóló tájékoztatást.
18. A választópolgár
- kitölti a szavazólapot,
- a szavazólapot beleteszi a belső borítékba,
- a belső borítékot lezárja,
- kitölti az azonosító nyilatkozatot,
- a belső borítékot és a kitöltött azonosító nyilatkozatot a válaszborítékba helyezi, és azt lezárja.
19. A választópolgár a válaszborítékot az alábbi módokon juttathatja el a Nemzeti Választási Irodához:
- a válaszboríték feladható postán (Magyarországon bérmentesítés nélkül); a szavazást megelőző napon (szombat) 24 óráig kell beérkeznie a Nemzeti Választási Irodához,
- a válaszboríték leadható bármely külképviseleten a szavazást megelőző 15 napban minden munkanapon – a nyitvatartási idő 9-16 óra, de ez meghosszabbítható,
- a válaszboríték leadható a külképviseleten a külképviseleti szavazás időtartama alatt (általában 6-19 óra között) is,
- a választópolgár továbbá leadhatja a válaszborítékot Magyarországon, a 97 egyéni választókerületi székhelyen is a szavazás napján 6-19 óra között.
A szavazási iratok ellenőrzése
20. A Nemzeti Választási Iroda először az azonosító nyilatkozat adatai alapján ellenőrzi, hogy a szavazatot beküldő szerepel-e a névjegyzékben, a nyilatkozaton feltüntetett adatai teljes körűen (betűről-betűre) megegyeznek-e a névjegyzékben nyilvántartott adataival, valamint azt, hogy nem adott-e már le levélben egy másik szavazatot is.
21. Az ellenőrzés folyamatát figyelemmel kísérhetik a Nemzeti Választási Bizottság tagjai, a listaállító jelölő szervezetek megfigyelői, a nemzetközi megfigyelők. A sajtó is jelen lehet, de a választópolgárok adatait nem láthatja.
Szavazatszámlálás
22. A fenti ellenőrzést követően a külhoni választópolgárok szavazatait a Nemzeti Választási Iroda számolja meg, a Nemzeti Választási Bizottság felügyelete mellett. A számláláson jelen lehetnek még a listaállító jelölő szervezetek megfigyelői, a nemzetközi megfigyelők és a sajtó munkatársai.
23. A levélben leadott szavazatok eredményét a Nemzeti Választási Bizottság állapítja meg.