6. A VISZ tájékoztató tevékenységének dokumentálása

A VISZ tevékenységének dokumentálása a következő célokat szolgálja:

– a VISZ munkatársai saját maguk számára rögzítik azokat a kérdéseket és az azokra adott válaszokat, amelyekkel a hivatal vezetőihez vagy a felettes választási irodákhoz kellett fordulniuk állásfoglalásért, jogértelmezésért, illetve olyan aktuális információt tartalmaznak, amelyet addig írásban még nem tartottak nyilván és a későbbiekben hasznos lehet munkájukhoz (a korábbi kérdések és válaszok áttanulmányozásával biztosítható az egységes információszolgáltatás),

– amennyiben a válaszadások helyességét, szakszerűségét illetően vita kerekedik a VISZ és a hozzá fordulók között, a pontosan rögzített válasz segíthet eloszlatni a nézeteltéréseket,

– a választási eljárás során és után elemzések készíthetőek a kérdésfelvetések gyakoriságára, az egyes kérdéskörök megoszlására. Ez lehetőséget nyújt a VISZ munkájának tartalmi megítélésére, s amennyiben esetleg szükséges, a menet közbeni korrekcióra. Ennek érdekében célszerű, ha a választási iroda vezetője időszakonként áttanulmányozza a VISZ-naplót.

Az Országos Választási Iroda szívesen veszi és várja a választási irodák általános érvényű elemzéseit, jelzéseit és javaslatait, hogy ezek felhasználásával is hatékonyabban tudja megszervezni a választások lebonyolítását és módszertani segítséget nyújtson a választási információs szolgálatok megszervezéséhez és működéséhez.

A VISZ naplóban a következő adatokat célszerű feltüntetni:

– folyamatos sorszámot,

– dátumot,

– a kérdező megjelölését (állampolgár, jelölő szervezet képviselője, stb.). A kérdező nevét, lakcímét és telefonszámát csak beleegyezése esetén és csak akkor szabad feltüntetni, ha a kérdésére a VISZ nem tud azonnal válaszolni,

– azt, hogy a kérdező milyen formában fordult a VISZ-hez (személyesen, telefonon, faxon, írásban). Amennyiben az ügyfél kérdésére írásban válaszolnak, be kell tartani a hivatalon belül kialakított kiadmányozási szabályokat,

– a kérdésre adott választ és egyéb megjegyzéseket.