VI.

A VISZ TÁJÉKOZTATÓ TEVÉKENYSÉGÉNEK DOKUMENTÁLÁSA

A VISZ tevékenységének dokumentálása a következő célokat szolgálja:

- a VISZ munkatársai saját maguk számára rögzítik azokat a kérdéseket és az azokra adott válaszokat, amelyekkel a hivatal vezetőihez vagy a felettes választási irodákhoz kellett fordulniuk állásfoglalásért, jogértelmezésért, illetve olyan aktuális információt tartalmaznak, amelyet addig írásban még nem tartottak nyilván és a későbbiekben hasznos lehet munkájukhoz (a korábbi kérdések és válaszok áttanulmányozásával biztosítható az egységes információszolgáltatás);
    
- amennyiben a válaszadások helyességét, szakszerűségét illetően vita kerekedik a VISZ és a hozzá fordulók között, a pontosan rögzített válasz segíthet eloszlatni a nézeteltéréseket;

- a választási eljárás során és után elemzések készíthetőek a kérdésfelvetések gyakoriságára, az egyes kérdéskörök megoszlására. Ez lehetőséget nyújt a VISZ munkájának tartalmi megítélésére, s amennyiben esetleg szükséges, a menetközbeni korrekcióra. Szükségszerű, hogy a választási iroda vezetője hetenként áttanulmányozza a VISZ-naplót.

Az Országos Választási Iroda szívesen veszi és várja a helyi választási irodák általános érvényű elemzéseit, jelzéseit és javaslatait, hogy ezek felhasználásával is hatékonyabban tudja megszervezni a választások lebonyolítását és segítse más választási irodák tevékenységét.

A VISZ naplóban a következő adatokat célszerű feltüntetni:

- folyamatos sorszámot és az egyes kérdések dátumát, 

- a kérdező megjelölését (állampolgár, jelölő szervezet képviselője, stb.). A kérdező nevét, lakcímét és telefonszámát csak beleegyezése esetén és csak akkor szabad feltüntetni, ha a kérdésére a VISZ nem tud azonnal válaszolni,

- azt, hogy a kérdező milyen formában fordult a VISZ-hez (személyesen, telefonon, faxon, írásban). Amennyiben az ügyfél kérdésére írásban válaszolnak, be kell tartani a hivatalon belül kialakított kiadmányozási szabályokat, 

- a kérdésre adott választ és egyéb megjegyzéseket.