Miután a szervezők összegyűjtötték a kezdeményezéshez szükséges támogató nyilatkozatokat, fel kell kérniük az illetékes hatóságokat mindazon országokban, amelyekben támogatói nyilatkozatokat gyűjtöttek, hogy igazolják az adott tagállamból származó érvényes támogató nyilatkozatok számát.
Magyarországon a Nemzeti Választási Bizottsághoz kell benyújtani a támogató nyilatkozatokat.
A szervezőknek az igazolást csak egyetlen alkalommal kell megkérniük, de külön minden egyes tagországtól, amelyben támogató nyilatkozatok gyűjtésére került sor.
A szervezők a támogató nyilatkozatokat papír- vagy elektronikus formátumban küldhetik be. Külön kell azonban kezelni a papírformátumú, a fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus formátumú és az online gyűjtési rendszerben gyűjtött támogató nyilatkozatokat.
Az interneten összegyűjtött támogató nyilatkozatokat kinyomtatva is be lehet küldeni papírformátumban, de biztonságos eszközök segítségével elektronikus formában is el lehet őket juttatni, például CD-ROM-ra írt titkosított fájl formájában. XML-fájlokat is lehet használni, ha az illetékes tagállami hatóság ehhez hozzájárul. A Bizottság által kifejlesztett számítógépes program lehetővé teszi a támogató nyilatkozatok XML formátumban történő exportálását.
Magyarországon az NVB elfogadja az XML formátumban benyújtott támogató nyilatkozatokat.
A tagállami hatóságoknak 3 hónap áll rendelkezésükre az érvényes támogató nyilatkozatok számának igazolására. Az ellenőrzéseket a megfelelő eljárások alapján végzik majd, például lehetőségük van véletlenszerű mintavétel alkalmazására.
A népszavazás kezdeményezéséről, az európai polgári kezdeményezésről, valamint a népszavazási eljárásról szóló 2013. évi CCXXXVIII. törvény szerint Magyarországon a támogató nyilatkozatok ellenőrzése a Nemzeti Választási Bizottság hatáskörébe tartozik. Az aláírások ellenőrzése során a szervezők képviselője jelen lehet.
A szervezőknek tanácsos az előírtnál több támogató nyilatkozatot összegyűjteniük, mivel előfordulhat, hogy a tagállami hatóságok – az általuk elvégzett ellenőrzések eredményétől függően – végül kevesebb nyilatkozatról állítanak ki igazolást, mint amennyi a benyújtott nyilatkozatok száma volt.
Az érvényes támogató nyilatkozatok számát tartalmazó igazolás kiállítása szintén a Nemzeti Választási Bizottság hatásköre.